MARMARA 8 NOLU L TİPİ KAPALI CEZA İNFAZ KURUMU
Kurumumuzun iletişim merkezi ve dış dünya ile kurulan ilk köprüsü olan Sekreterlik Birimi; telefon, evrak ve bilgi akışının hızlı, doğru ve güvenilir bir şekilde yönetilmesini sağlar.
Kurum işleyişinin kesintisiz bir şekilde devam edebilmesi için iletişim ve evrak ağının sağlıklı yönetilmesi hayati önem taşır. Sekreterlik Birimimiz, vatandaşlarımızın kuruma ulaşımını kolaylaştırırken, kurum içi resmi yazışmaların, makam koordinasyonunun ve evrak trafiğinin eksiksiz şekilde yürütülmesini sağlar.
Kurumumuza gelen tüm dış telefon çağrılarını nezaketle karşılar, vatandaşların taleplerini dinler ve doğru birimlere veya kişilere hızlı bir şekilde yönlendirilmesini sağlar.
Posta, kargo veya elden kuruma ulaşan her türlü resmi evrakı teslim alır. Gerekli kayıt işlemlerini gerçekleştirerek evrakların ilgili servis veya yetkililere güvenli dağıtımını koordine eder.
Kurumla iletişime geçen vatandaşlara işleyiş, ziyaret kuralları, eşya kabul günleri veya genel uygulamalar hakkında yetkisi dâhilinde ön bilgilendirmeler yaparak süreci hızlandırır.
Kurum idaresi ile diğer alt birimler arasındaki anlık mesaj, toplantı bildirimleri veya acil bilgi aktarımını koordine ederek, haberleşmenin düzenli bir şekilde işlemesine destek olur.
Kurum Müdürlüğü makamına veya idari birimlere gelen resmi konukların, yetkililerin ve personelin randevu süreçlerini planlar; karşılama ve yönlendirme işlemlerini titizlikle yönetir.
Gelen ve giden resmi yazıların UYAP üzerinden veya fiziki olarak takibini gerçekleştirir. Makamın imza süreçlerini hızlandırır ve günlük evrak akışını kurallara uygun şekilde arşivler.